Если новая система не устраивает, не пытайтесь ее улучшить. Если что-то изменилось, и вы стали работать иначе, то актуализировать ваши бизнес-процессы тоже не нужно. Лучше вернитесь к старым проверенным методам, например, переписке в Skype (или любому другому исторически зарекомендовавшему себя методу общения). Не каждой компании нужны все эти сложные вещи, а даже если кому-то и нужны, то процессов в компании так много, все они такие уникальные и так часто меняются, что смысла жить по какому-то стандарту, действительно, нет. В наше время надо быть гибкими. Индивидуальный подход ко всему, к чему можно подойти индивидуально.