Как автоматизировать
систему продаж
Генеральный директор маркетингового агентства DVIGA Тимофей Белоглазов поведал журналу «Коммерческий директор» о том, какие шаги нужно предпринять, чтобы продажи шли активнее.



Тимофей Белоглазов
Генеральный директор
Минута честности
Внимание! Статья — очень полезная, но в итоге мы-то хотим продать наши услуги. Поэтому, пока вы не забыли, зачем нажали по этой ссылке, рассказываю, в чем суть.

Ниже расположена форма подписки на серию из пяти писем. Вы оставляете свой емэйл, мы присылаем полезный контент (определяем этап жизни вашей компании и рассказываем о полезных инструментах для каждого из этих этапов), а потом еще догоняем ретаргетингом везде, где сможем достать. Письма будут действительно полезные, а значит это выгодная сделка. Поехали!
Полезная рассылка
Оставьте емэйл и мы пришлем материалы, которые помогут в продажах
Я ознакомился и даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
В организации системы продаж многое решает человеческий фактор. Казалось бы, если хорошо спланируешь, то так всё и пойдёт — по плану. Нет. Никогда по плану ничего не будет. Как только мы выйдем из точки А, на нас начнут действовать силы природы: сила трения и так далее. Выражаться это может в чем угодно: офис-менеджер вовремя не отправил счет, проджект не перезвонил клиенту, команда не подготовила материалы.

Верный способ бороться с хаосом — автоматизация. Процесс требует большого терпения от руководителя компании. Обнаружить проблему недостаточно: нужно еще придумать другой сценарий работы, автоматизировать его и убедить сотрудников работать по-новому.

Не получится идеально с первого раза. В процессе обычно выясняются новые детали, о которых все забыли или умолчали. В итоге выстраданную идеальную схему приходится пересматривать снова и снова.

Автоматизация — не просто набор инструментов, а философия. Время — ограниченный и невосполнимый ресурс. Если вы потратили лишнюю неделю на проект, она больше никогда не вернётся. Процесс автоматизации тоже требует времени, но эти инвестиции окупаются. Освобождаются сотни часов на то, чтобы развивать компанию, а не контролировать каждую мелочь.

Листочки, блок-схемы, продвинутые CRM-системы — не важно. Мы в Двиге успешно автоматизировали систему продаж в привычном «Битриксе». В новом бизнес-процессе каждый знает, что делать, а выстроенная система предотвращает человеческие ошибки.

У каждого своя роль. У продажника — довести сделку до производства и проконтролировать оплату, у проджекта — запустить и сдать проект, у офис-менеджера — получить документы. Все участники получили удобный алгоритм действий, а руководитель компании — понятную картину того, что происходит.

Система показывает, какие проекты на этапе пресейла, а какие скоро завершатся и принесут деньги. Кроме того, руководитель видит, когда ситуация выходит из под контроля и нужно срочно вмешаться.
Как это происходит.
4 автоматизированных этапа
Возьмем гипотетического клиента, которому нужен интернет-магазин. Условно назовем его Иваном. По рекомендации знакомых он зашел на сайт отличных ребят из www.dviga.marketing (просто допустим), изучил портфолио. Ему все понравилось и он отправляет заявку. Ниже — процесс того, что происходит с его обращением.
Этап 1
Лид, встреча, оповещение клиента о встрече
Лид автоматически попадает в систему. Иван сразу же получает смс и сообщение на почту. Приветственный текст заранее настраивает на позитив.
Прошло всего несколько минут после заявки, а основная работа «за кадром» уже началась. Каждый участник процесса получает автоматизированные задачи: позвонить клиенту и назначить встречу, подготовить сметы, материалы, документы.

Продажник звонит Ивану и выясняет нужную информацию. Разговор проходит продуктивно, встреча назначена на следующий день. После разговора продажник «отчитывается» Битриксу о результатах.
Встреча Ивану назначена, и «Битрикс» спрашивает менеджера, когда именно она состоится и где. После заполнения карточки, клиенту автоматически приходит письмо и смс, где содержится время, место и схема проезда. Это удобно: нам не приходится ничего объяснять и мы проявляем заботу о клиенте.
Этап 2
Создание договора и дополнительных соглашений
Встреча с Иваном прошла хорошо, все согласовали — можно подписывать договор. На этом этапе у нас есть возможность указать, единый это договор или будут еще дополнительные; сколько их будет — один или несколько.
По каждому из договоров создается отдельная сделка. Для каждой мы можем задать свое название, указать сумму, выбрать руководителя проекта написать комментарий. Все максимально прозрачно.
Этап 3
Выставление счета, получение оплаты, уведомления об оплате
Иван — новый клиент, поэтому мы начинаем работу только после предоплаты. Но если мы клиенту доверяем, можно этот этап пропустить. Система обязательно спросит о том, как будем работать.
Если бы мы решили «приступить к работе сразу», то получение оплаты и подписанного договора шли бы параллельно созданию сайта.

Получение оплаты
Мы отправили счет Ивану и должны указать, когда ждём деньги. Менеджер звонит, чтобы узнать точную дату. После этого начинается обратный отсчет.

Если оплата пришла раньше — отлично. Менеджер просто нажмет на кнопку, подтверждая, что оплата получена и этап завершится. После подтверждения ответственный сотрудник DVIGa marketing получит уведомление. Иван тоже получит смс и сообщение на почту о том, что оплата прошла.

Если срок вышел, а оплата не получена (или сотрудник забыл подтвердить оплату), то счёт сгорает. Офис-менеджеру приходит задача связаться с клиентом и выставить новый счет.
Этап 4
Время выполнения работ и стадия сделки
После подписания договора и получения оплаты программа предлагает создать группу и пригласить нужных участников. Группа и задача по проекту создаются за два клика прямо из сделки. В группе мы указываем сроки производства и разбиваем его на этапы.

Ивану нужен сайт, значит процесс состоит из этапа согласования, подготовки макетов, утверждения концепции, верстки, наполнения контентом. В задаче указываем и плановое время на проект, то есть время, фактически проданное клиенту. Это помогает следить за дедлайном и рентабельностью проекта и служит дополнительной мотивацией для сотрудников. Если фактически затраченное время превышает проданное, команда ничего не заработает.

Обычно процесс стартует на следующий рабочий день после получения предоплаты. Ранее сотрудник уже указал в договоре, сколько рабочих дней заложено на работы.
Планируемое время работы прибавляется к плановой дате старта проекта, получается плановая дата завершения. Она, конечно, тоже фиксируется в сделке.

Все работы по созданию сайта делятся на отдельные задачи. «Битрикс» видит, когда дизайнер/копирайтер/верстальщик взял задачу, когда закончил и уложился ли в планируемое время. Все автоматически записывается в сделку.
«Битриксу» все равно, сколько выполнили задач. Он суммирует время по всем задачам производства: данные обновляются в режиме реального времени. От системы ничего не скрыть. По каждой задаче «тикает» таймер, фиксируя количество затраченных часов. В конце проекта мы считаем рабочее время всех специалистов и его стоимость этих часов. Рентабельность проекта еще никогда не была столь очевидной.

Конечно, полной роботизации не добиться, но это и не нужно. Схема должна быть гибкой. Процессы не обязательно идут так последовательно. Получение оплаты и производство, подписание договора и подготовка документов чаще делаются параллельно. И даже сделку можно начать с любого этапа, пропустив все предыдущие. Частая практика — стартовать сразу со счёта и договора или производства.


Люди все равно будут иногда ошибаться, а система сбоить. Может произойти все, что угодно: изменится схема работы компании, вмешается правительство, выйдет новый закон, да мало ли что еще. Мы снова найдем возможности для контроля и управления, улучшим работу другими инструментами. Главное — умение находить зоны роста и всегда доводить проект клиента до результата.

Полезная и нужная рассылка про маркетинг и продажи

Политика конфиденциальности